Eibarko Udala

Servicios y funciones

Actas y sesiones

  • Convocar la Junta de Gobierno, el Pleno Municipal y la Comisión de Trabajo de Asuntos  Institucionales, Jurídicos  y Territoriales
  • Asistir a la sesiones y levantar las correspondientes actas
  • Despachar los acuerdos y notificarlos
  • Recepcionar los Decretos de Alcaldia y Resoluciones delegadas, revisarlos y pasarlos a la firma
  • Transcribir los Acuerdos, Decretos y Resoluciones en los libros de Actas de Pleno y Junta de Gobierno Local y en el libro de Decretos y Resoluciones

Padrón Municipal de Habitantes

  • Tramitar altas, bajas y cambio de domicilio
  • Tramitar expedientes de caducidad padronal para extranjeros
  • Emitir certificados padronales

Callejero municipal

  • Emitir certificados relativos al callejero
  • Asignar numeración a los nuevos edificios

Registros Entrada y Salida

  • Anotar los documentos recepcionados de las instituciones en el Registro de Entrada
  • Controlar y conformar Libros de Registro de Entrada y de Salida

Tablón de Edictos

  • Gestionar la inserción de anuncios recepcionados para su publicación
  • Insertar los anuncios de la propia institución que requieren ser publicados en el tablón

Tarjeta de armas de cuarta categoría (carabinas)

  • Gestionar las solicitudes de autorización

Expedientes de responsabilidad patrimonial

  • Tramitar los expedientes hasta la propuesta de resolución

Registro de Asociaciones de Interés Municipal

  • Gestionar el Registro

Matrimonios civiles

  • Gestionar y preparar las actas de matrimonios civiles que se celebran en el ayuntamiento relativas a los expedientes de matrimonio remitidos por el Juzgado (en colaboración con la Alcaldía) 

Fé pública

  • Dar fé pública de comparecencias (autorizaciones para menores, certificado de vida, etc.)

 

Bienes y Patrimonio

  • Controlar altas y bajas de los inmuebles del patrimonio municipal y su calificación
  • Formular anualmente el Inventario Municipal de Bienes (en colaboración con Intervención)
  • Tramitar los expedientes de adquisición y enajenación de inmuebles 

 

Recursos contencioso-administrativos

  • Preparar expedientes a remitir, emplazamientos, designación abogados…

 

Archivo de convenios administrativos

 

Asesoramiento jurídico

  • Emitir informes preceptivos de legalidad de los expedientes
  • Asesorar tanto verbalmente como por escrito a los órganos de gobierno, concejales y técnicos municipales

 

Declaración de Actividades y Bienes de los Corporativos

 

Administración Electoral

  • Tramitar las reclamaciones al Censo Electoral
  • Gestionar la formación de las Mesas Electorales
  • Preparar los Colegios Electorales (en colaboración con Servicios)
  • Asistir a las mesas electorales el día de la votación

(estas actuaciones se realizan bajo las órdenes directas de la Junta Electoral)

Traducción e interpretación

  • Traducir los acuerdos y documentos oficiales
  • Traducir las actas de Pleno y las actas de la Junta de Gobierno
  • Traducir reglamentos y diversa documentación de las fundaciones
  • Preparar y traducir actos de comunicación
  • Llevar a cabo la traducción simultánea en plenos municipales
  • Traducir documentos de carácter no oficial

Archivo Municipal

  • Recepcionar documentos: catalogar, describir, clasificar y registrar los mismos   
  • Expurgar y eliminar documentos
  • Responder a las demandas de documentación archivada y controlar su devolución al archivo
  • Velar por el estado físico, orden y conservación de los documentos archivados
  • Atender al público e investigadores que deseen consultar el archivo; orientarles sobre la documentación y facilitarles la consulta que requieran
  • Llevar a cabo la transferencia de documentos
  • Asesorar a los servicios municipales y localizar  documentos
  • Préstamos de documentos
  • Gestionar los fondos de donaciones particulares
  • Restaurar y digitalizar documentos

Comunicación y Transparencia

Comunicación

  • Planificar, redactar, ejecutar y evaluar planes de comunicación y transparencia.

  • Realizar el seguimiento de las acciones recogidas en el plan de comunicación y transparencia vigente, desarrollando e implementando las tareas propias del servicio:

    • Consultar y revisar las acciones de comunicación interna y externa, comprobando su nivel de cumplimiento.
    • Planificar y ejecutar las acciones de comunicación y transparencia necesarias en cada momento (elaboración de informes de cada acción, reuniones de seguimiento con las áreas implicadas, jornadas, Sello ELOGE…).

  • Responsabilizarse de la coordinación, gestión y funcionamiento de la página web municipal y otras webs adyacentes que la componen, elaborando, publicando y actualizando contenidos, supervisando y corrigiendo contenidos publicados por otros departamentos, aportándoles instrucciones de uso y publicación, dando parte de las incidencias y/o errores técnicos a la empresa externa encargada de su mantenimiento, etc.

  • Redactar noticias, notas de prensa y avisos para su publicación en la página web municipal.

  • Publicar en la página web municipal notas de prensa remitidas desde Alcaldía y difundirlas en redes sociales.

  • Planificar, redactar, ejecutar y evaluar planes de redes sociales y/o social media.

  • Controlar, coordinar y gestionar las cuentas generales del Ayuntamiento en redes sociales y realizar un control y seguimiento de las cuentas sectoriales gestionadas por otros departamentos, así como responder a las quejas, dudas y sugerencias planteadas por la ciudadanía, llevando un control y seguimiento de estas.

  • Prestar atención, información y asesoramiento (personal, telefónica y telemáticamente) a las consultas, dudas y peticiones de las distintas áreas, servicios y unidades municipales relacionadas con la página web municipal, las redes sociales y la comunicación, en general.

  • Asistir a ruedas de prensa, plenos municipales u otros actos para recabar información, tomar fotografías, redactar piezas informativas y publicarlas tanto en la página web como en redes sociales.

  • Elaborar y difundir el boletín de noticias mensual o newsletter del Ayuntamiento de Eibar.

  • Analizar y medir resultados de la página web municipal, redes sociales y otros instrumentos de comunicación del Ayuntamiento para proponer acciones de mejora.

  • Responsabilizarse del proyecto de mejora de accesibilidad web y aplicaciones móviles, tal y como se recoge en el Real Decreto 1112/2018, haciéndose cargo de la URA y los cometidos correspondientes: trasladar a la empresa encargada del mantenimiento técnico de la web municipal los requisitos necesarios a cumplir, elaborar los informes correspondientes y remitirlos al Observatorio de Accesibilidad Web (OAW).

  • Coordinar y gestionar el proyecto de la Intranet municipal, supervisando el funcionamiento de la plataforma, trasladando incidencias y/o errores técnicos al departamento de Informática, generando y publicando contenidos, prestando atención e información a los departamentos, etc.

  • Responsabilizarse de la coordinación y gestión del proyecto de identidad visual corporativa del Ayuntamiento de Eibar.

  • Publicar y actualizar contenidos en pantallas informativas municipales y de establecimientos hosteleros, y enviar alertas (noticias, avisos, etc.) a través de la app del Ayuntamiento.

  • Organizar e impartir formaciones a nivel interno sobre el funcionamiento y uso de la página web municipal, redes sociales, Intranet municipal, etc.

  • Elaborar y actualizar guías y manuales sobre comunicación y transparencia (contenidos web, accesibilidad web, redes sociales, Intranet, etc.).

Transparencia:

  • Responsabilizarse del funcionamiento, gestión y coordinación del Portal de Transparencia Municipal habilitado tanto en la plataforma ‘Gipuzkoa Irekia’ como en la página web municipal.

  • Recabar, elaborar, actualizar y difundir la información referida a la publicidad activa en el Portal de Transparencia y la página web municipal.

  • Responsabilizarse de la gestión y tramitación de las solicitudes de acceso a la información pública, solicitando información a las áreas municipales o terceros implicados, elaborando y firmando informes de valoración, realizando resoluciones, y llevando el control de plazos y las estadísticas de las solicitudes para la memoria anual de transparencia.

  • Encargarse de llevar un registro de solicitudes de acceso a la información pública.

  • Responsabilizarse de la transparencia de datos, y la inclusión y mantenimiento de los tratamientos de datos en la página web municipal.

  • Elaborar y publicar la memoria anual sobre transparencia municipal en la página web municipal y el Portal de Transparencia.

  • Analizar y actualizar la normativa sobre administración electrónica del Ayuntamiento de Eibar, en colaboración con el/a Secretario/a.

  • Participar en el equipo de trabajo de creación de la ordenanza municipal sobre información, transparencia y participación, en colaboración con el/la Secretario/a.

  • Coordinar los equipos de trabajo de comunicación, comunicación interna, redes sociales, etc.

  • Participar en equipos de trabajo transversales y/o de ámbito municipal.

  • Realizar el control y seguimiento sobre leyes y normativas de transparencia, comunicación… en vigor y asesorar a las áreas, servicios y unidades afectadas por las mismas, en caso de ser necesario.

  • Responsabilizarse de la acreditación del cumplimiento de las obligaciones en materia de comunicación de diferentes proyectos, subvenciones… (ejemplo: subvenciones de los fondos NEXT, etc.).

  • Realizar cualquier otra tarea propia del servicio.