Servicios y funciones
Actas y sesiones
- Convocar la Junta de Gobierno, el Pleno Municipal y la Comisión de Trabajo de Asuntos Institucionales, Jurídicos y Territoriales
- Asistir a la sesiones y levantar las correspondientes actas
- Despachar los acuerdos y notificarlos
- Recepcionar los Decretos de Alcaldia y Resoluciones delegadas, revisarlos y pasarlos a la firma
- Transcribir los Acuerdos, Decretos y Resoluciones en los libros de Actas de Pleno y Junta de Gobierno Local y en el libro de Decretos y Resoluciones
Padrón Municipal de Habitantes
- Tramitar altas, bajas y cambio de domicilio
- Tramitar expedientes de caducidad padronal para extranjeros
- Emitir certificados padronales
Callejero municipal
- Emitir certificados relativos al callejero
- Asignar numeración a los nuevos edificios
Registros Entrada y Salida
- Anotar los documentos recepcionados de las instituciones en el Registro de Entrada
- Controlar y conformar Libros de Registro de Entrada y de Salida
Tablón de Edictos
- Gestionar la inserción de anuncios recepcionados para su publicación
- Insertar los anuncios de la propia institución que requieren ser publicados en el tablón
Tarjeta de armas de cuarta categoría (carabinas)
- Gestionar las solicitudes de autorización
Expedientes de responsabilidad patrimonial
- Tramitar los expedientes hasta la propuesta de resolución
Registro de Asociaciones de Interés Municipal
- Gestionar el Registro
Matrimonios civiles
- Gestionar y preparar las actas de matrimonios civiles que se celebran en el ayuntamiento relativas a los expedientes de matrimonio remitidos por el Juzgado (en colaboración con la Alcaldía)
Fé pública
- Dar fé pública de comparecencias (autorizaciones para menores, certificado de vida, etc.)
Bienes y Patrimonio
- Controlar altas y bajas de los inmuebles del patrimonio municipal y su calificación
- Formular anualmente el Inventario Municipal de Bienes (en colaboración con Intervención)
- Tramitar los expedientes de adquisición y enajenación de inmuebles
Recursos contencioso-administrativos
- Preparar expedientes a remitir, emplazamientos, designación abogados…
Archivo de convenios administrativos
Asesoramiento jurídico
- Emitir informes preceptivos de legalidad de los expedientes
- Asesorar tanto verbalmente como por escrito a los órganos de gobierno, concejales y técnicos municipales
Declaración de Actividades y Bienes de los Corporativos
Administración Electoral
- Tramitar las reclamaciones al Censo Electoral
- Gestionar la formación de las Mesas Electorales
- Preparar los Colegios Electorales (en colaboración con Servicios)
- Asistir a las mesas electorales el día de la votación
(estas actuaciones se realizan bajo las órdenes directas de la Junta Electoral)
Traducción e interpretación
- Traducir los acuerdos y documentos oficiales
- Traducir las actas de Pleno y las actas de la Junta de Gobierno
- Traducir reglamentos y diversa documentación de las fundaciones
- Preparar y traducir actos de comunicación
- Llevar a cabo la traducción simultánea en plenos municipales
- Traducir documentos de carácter no oficial
Archivo Municipal
- Recepcionar documentos: catalogar, describir, clasificar y registrar los mismos
- Expurgar y eliminar documentos
- Responder a las demandas de documentación archivada y controlar su devolución al archivo
- Velar por el estado físico, orden y conservación de los documentos archivados
- Atender al público e investigadores que deseen consultar el archivo; orientarles sobre la documentación y facilitarles la consulta que requieran
- Llevar a cabo la transferencia de documentos
- Asesorar a los servicios municipales y localizar documentos
- Préstamos de documentos
- Gestionar los fondos de donaciones particulares
- Restaurar y digitalizar documentos
Comunicación y Transparencia
Comunicación
- Planificar, redactar, ejecutar y evaluar planes de comunicación y transparencia.
- Realizar el seguimiento de las acciones recogidas en el plan de comunicación y transparencia vigente, desarrollando e implementando las tareas propias del servicio:
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- Consultar y revisar las acciones de comunicación interna y externa, comprobando su nivel de cumplimiento.
- Planificar y ejecutar las acciones de comunicación y transparencia necesarias en cada momento (elaboración de informes de cada acción, reuniones de seguimiento con las áreas implicadas, jornadas, Sello ELOGE…).
- Responsabilizarse de la coordinación, gestión y funcionamiento de la página web municipal y otras webs adyacentes que la componen, elaborando, publicando y actualizando contenidos, supervisando y corrigiendo contenidos publicados por otros departamentos, aportándoles instrucciones de uso y publicación, dando parte de las incidencias y/o errores técnicos a la empresa externa encargada de su mantenimiento, etc.
- Redactar noticias, notas de prensa y avisos para su publicación en la página web municipal.
- Publicar en la página web municipal notas de prensa remitidas desde Alcaldía y difundirlas en redes sociales.
- Planificar, redactar, ejecutar y evaluar planes de redes sociales y/o social media.
- Controlar, coordinar y gestionar las cuentas generales del Ayuntamiento en redes sociales y realizar un control y seguimiento de las cuentas sectoriales gestionadas por otros departamentos, así como responder a las quejas, dudas y sugerencias planteadas por la ciudadanía, llevando un control y seguimiento de estas.
- Prestar atención, información y asesoramiento (personal, telefónica y telemáticamente) a las consultas, dudas y peticiones de las distintas áreas, servicios y unidades municipales relacionadas con la página web municipal, las redes sociales y la comunicación, en general.
- Asistir a ruedas de prensa, plenos municipales u otros actos para recabar información, tomar fotografías, redactar piezas informativas y publicarlas tanto en la página web como en redes sociales.
- Elaborar y difundir el boletín de noticias mensual o newsletter del Ayuntamiento de Eibar.
- Analizar y medir resultados de la página web municipal, redes sociales y otros instrumentos de comunicación del Ayuntamiento para proponer acciones de mejora.
- Responsabilizarse del proyecto de mejora de accesibilidad web y aplicaciones móviles, tal y como se recoge en el Real Decreto 1112/2018, haciéndose cargo de la URA y los cometidos correspondientes: trasladar a la empresa encargada del mantenimiento técnico de la web municipal los requisitos necesarios a cumplir, elaborar los informes correspondientes y remitirlos al Observatorio de Accesibilidad Web (OAW).
- Coordinar y gestionar el proyecto de la Intranet municipal, supervisando el funcionamiento de la plataforma, trasladando incidencias y/o errores técnicos al departamento de Informática, generando y publicando contenidos, prestando atención e información a los departamentos, etc.
- Responsabilizarse de la coordinación y gestión del proyecto de identidad visual corporativa del Ayuntamiento de Eibar.
- Publicar y actualizar contenidos en pantallas informativas municipales y de establecimientos hosteleros, y enviar alertas (noticias, avisos, etc.) a través de la app del Ayuntamiento.
- Organizar e impartir formaciones a nivel interno sobre el funcionamiento y uso de la página web municipal, redes sociales, Intranet municipal, etc.
- Elaborar y actualizar guías y manuales sobre comunicación y transparencia (contenidos web, accesibilidad web, redes sociales, Intranet, etc.).
Transparencia:
- Responsabilizarse del funcionamiento, gestión y coordinación del Portal de Transparencia Municipal habilitado tanto en la plataforma ‘Gipuzkoa Irekia’ como en la página web municipal.
- Recabar, elaborar, actualizar y difundir la información referida a la publicidad activa en el Portal de Transparencia y la página web municipal.
- Responsabilizarse de la gestión y tramitación de las solicitudes de acceso a la información pública, solicitando información a las áreas municipales o terceros implicados, elaborando y firmando informes de valoración, realizando resoluciones, y llevando el control de plazos y las estadísticas de las solicitudes para la memoria anual de transparencia.
- Encargarse de llevar un registro de solicitudes de acceso a la información pública.
- Responsabilizarse de la transparencia de datos, y la inclusión y mantenimiento de los tratamientos de datos en la página web municipal.
- Elaborar y publicar la memoria anual sobre transparencia municipal en la página web municipal y el Portal de Transparencia.
- Analizar y actualizar la normativa sobre administración electrónica del Ayuntamiento de Eibar, en colaboración con el/a Secretario/a.
- Participar en el equipo de trabajo de creación de la ordenanza municipal sobre información, transparencia y participación, en colaboración con el/la Secretario/a.
- Coordinar los equipos de trabajo de comunicación, comunicación interna, redes sociales, etc.
- Participar en equipos de trabajo transversales y/o de ámbito municipal.
- Realizar el control y seguimiento sobre leyes y normativas de transparencia, comunicación… en vigor y asesorar a las áreas, servicios y unidades afectadas por las mismas, en caso de ser necesario.
- Responsabilizarse de la acreditación del cumplimiento de las obligaciones en materia de comunicación de diferentes proyectos, subvenciones… (ejemplo: subvenciones de los fondos NEXT, etc.).
- Realizar cualquier otra tarea propia del servicio.