El Ayuntamiento de Eibar cuenta con su primer Plan de Comunicación

20/02/2017
La Junta de Gobierno celebrada el 23 de diciembre de 2016 aprobó la Estrategia de Comunicación 2016-2019 con el objetivo principal de mejorar la comunicación interna y externa de la institución y establecer las herramientas necesarias para acercar aún más el Consistorio a la ciudadanía. A nivel interno, se desarrollarán una serie de acciones que ayudarán a mejorar las relaciones entre el personal municipal y, cara al exterior, se ejecutarán otras tantas que favorecerán las relaciones entre la ciudadanía y el Consistorio.

La Junta de Gobierno del Ayuntamiento de Eibar aprobó el 23 de diciembre de 2016 el Plan o Estrategia de Comunicación 2016-2019 con el objetivo principal de mejorar la comunicación de la institución tanto a nivel interno como externo. El ámbito de las actuaciones propuestas en este primer Plan de Comunicación, a nivel interno, será el propio Ayuntamiento de Eibar –empleados/as municipales, Equipo de Gobierno y partidos de la oposición– y, a nivel externo, la ciudadanía eibarresa así como los medios de comunicación.

A través de dicha Estrategia se pretende establecer los mecanismos que permitan desarrollar una comunicación efectiva y de calidad tanto en el propio Ayuntamiento como con la ciudadanía en general. Así, se prevé desarrollar recursos para que las relaciones y comunicaciones desde el Ayuntamiento se realicen de manera más directa y con total transparencia. Además, el proyecto tratará de implantar herramientas para mejorar la comunicación interna.

El diagnóstico de comunicación

Una de las primeras actuaciones que se llevó a cabo con la puesta en marcha del proyecto fue realizar, entre los meses de febrero y mayo de 2016, un ciclo de entrevistas (46) mantenidas con empleados/as municipales, Alcalde y portavoces de las formaciones políticas con representación municipal así como una encuesta de satisfacción dirigida a los/las trabajadores/as y cargos electos (88) para realizar un análisis sobre la situación de la institución en materia de comunicación interna. A nivel externo, se elaboró una encuesta de satisfacción dirigida a la ciudadanía con el objetivo de mejorar la comunicación entre el Ayuntamiento y la población y completar así el análisis previo a la redacción del resto de puntos del proyecto. En total, se recibieron 226 encuestas a través de las vías habilitadas para ello –Pegora, biblioteca municipal, Museo de la Industria Armera y a través de la web municpal–. Por otro lado, en mayo de 2016 se realizó un grupo de discusión con los medios de comunicación de ámbito local.

Las principales dificultades detectadas tras la elaboración del análisis de la situación de la organización en materia de comunicación son: una planificación escasa de la comunicación interna; un conocimiento social inadecuado sobre los trámites, servicios y actividades que ofrece el Ayuntamiento; la comunicación ajustada sobre la Transparencia Municipal; la poca actualización de la portada principal y secciones internas de la web municipal; una implementación mesurada en las redes sociales así como una presencia moderada en los medios de comunicación.

Acciones a desarrollar

Tras el análisis realizado, los objetivos estratégicos que recoge ahora el proyecto de comunicación son optimizar un 30 % la comunicación interna de la organización en el periodo 2017-2019 así como mejorar o favorecer la comunicación externa otro 30 % de cara a los dos próximos años. Para cumplir dichos objetivos, se ejecutarán una serie de acciones que ayudarán a mejorar, sin duda, las relaciones entre los y las trabajadores/as y la coordinación entre las distintas áreas y servicios municipales así como entre el Consistorio y la propia ciudadanía.

A nivel interno, se fomentarán las reuniones de áreas, servicios, unidades, equipos de proyectos y órganos de gobierno, y se realizarán, entre otros, diversos manuales de uso interno (manual de acogida a nuevos/as empleados/as, manual de comunicación de crisis…) así como encuestas de satisfacción dirigidas a la plantilla municipal con carácter bianual.

Para mejorar la comunicación externa, se han previsto desarrollar las siguientes acciones de mejora: actualización de la portada principal de la página web municipal www.eibar.eus así como varias secciones internas; creación de un nuevo apartado de transparencia en la web municipal bajo el nombre ‘Gobierno Abierto: Transparencia, participación ciudadana y datos abiertos’ y que, a su vez, estará ligado a la página web eibar.gipuzkoairekia.eus; creación de una aplicación web sobre los presupuestos municipales para mostrar el contenido de éstos últimos en formato resumido, visual y comprensible; elaboración de una campaña informativa sobre la transparencia municipal; instalación de una pantalla informativa en Pegora, Oficina de servicio a la ciudadanía; creación de un microsite de turismo; creación de una app o aplicación móvil del Ayuntamiento con el objetivo de mostrar los servicios y actividades y dar la posibilidad a la ciudadanía de que realice sus quejas y/o sugerencias; instalación de paneles informativos en distintos puntos de la ciudad y la elaboración de Cartas de Servicios así como  de un plan de mejora de las redes sociales corporativas.

Con respecto a la última acción mencionada, las dos principales novedades radican en la creación de una cuenta oficial del Ayuntamiento en la red social Instagram así como la narración a través de Twitter de los plenos municipales que se desarrollan todos los meses. El objetivo es fomentar el uso de las redes sociales entre la ciudadanía y acercar aún más el Consistorio a la población. Los tweets publicados se realizarán tanto en euskera como en castellano y guardarán relación directa con las principales cuestiones tratadas en cada sesión plenaria (asuntos de las comisiones de trabajo, mociones…) así como con las declaraciones más relevantes efectuadas por los cargos con representación política.

Esta nueva herramienta, Twitter, permitirá interpretar en vivo y en directo lo que va aconteciendo en el Pleno Municipal, punto a punto, intervención tras intervención en 140 caracteres. Al mismo tiempo, y como viene siendo habitual, las sesiones podrán verse en directo a través de la página web municipal o de los sistemas móviles, y se utilizarán los hashtag #UdalbatzaEibar y #PlenoEibar para narrar las sesiones. Dicha acción supondrá, sin duda, una nueva apuesta por la innovación, la participación, la transparencia y la accesibilidad de la información municipal.

Para llevar a cabo varias de las citadas acciones que contemplan el Plan de comunicación,  el equipo de Gobierno ha incorporado una partida económica en el Proyecto de Presupuestos, cuya inversión asciende en total a 44.106,62 euros, y que deberá ser aprobada en la sesión plenaria sobre los presupuestos municipales de este 2017.

Una vez desarrolladas las acciones citadas en líneas anteriores, se realizará un seguimiento exhaustivo sobre el alcance de cada una de ellas. Para ello, se aplicarán diversos métodos de evaluación como los impactos en prensa y en la web 2.0, la elaboración de encuestas, entrevistas en profundidad y grupos de discusión así como el cumplimiento de los objetivos propuestos a través de una serie de indicadores establecidos previamente en el proyecto.

Según la responsable de la Delegación Gobierno Abierto, Ana Telleria, “la firme convicción del Ayuntamiento por mejorar la comunicación ha permitido que dicho plan se haya desarrollado con recursos humanos y técnicos propios”.

El Ayuntamiento de Eibar cuenta con su primer Plan de Comunicación

Ana Tellería, responsable de la Delegación Gobierno Abierto.